Vom Excel-Dienstplan zum vollständigen HR-System — gebaut für die Gastro.
Zeiterfassung via Telegram-Bot, Dienstplanung mit KI-Tagesanalyse, vollständige Personalakten, Lohnvorbereitung mit DATEV-Export und automatische Urlaubsgenehmigung. Alles in einem System.
14
Mitarbeiter im System
10
Module in einem System
0 €
Drittanbieter-Lizenzkosten
Das Problem
Gastronomie mit 15 Mitarbeitern — und kein System, das zusammenpasst.
Dienstpläne auf Papier oder in Excel, Zeiterfassung per Zettelwirtschaft, Urlaubsanträge per WhatsApp, Lohnvorbereitung manuell für den Steuerberater. Jeder Monat kostet Stunden, die niemand hat.
Vorher
- Dienstpläne in Excel oder auf Papier
- Zeiterfassung per Zettel oder Bauchgefühl
- Urlaubsanträge per WhatsApp-Nachricht
- Lohnvorbereitung manuell — stundenlange Arbeit
- Personalakten in Papierordnern
- Kein Überblick über Lohnkosten in Echtzeit
Nachher
- Visueller Dienstplan mit KI-Tagesanalyse
- Stempeluhr via Telegram — jeder Mitarbeiter auf dem Handy
- Urlaubsantrag per Bot, Genehmigung per Klick
- DATEV-Export auf Knopfdruck
- Vollständige digitale Personalakte
- Echtzeit-Lohnkosten-Übersicht jederzeit
Telegram-Bot · Live Demo
Einchecken, Pause, Urlaub — alles per Chat.
Mitarbeiter brauchen keine App, kein Login, kein Dashboard. Sie schreiben einfach mit dem Bot in Telegram — so wie sie es von WhatsApp kennen. Einchecken, Pause starten, Feierabend melden, Urlaub beantragen, Krankheit melden, Stunden abfragen.
- Einchecken / Feierabend / Pause per Knopfdruck im Chat
- Stunden und Lohn diesen Monat jederzeit abfragbar
- Urlaubsantrag stellen — Chef genehmigt im Dashboard, Mitarbeiter bekommt sofort Rückmeldung
- Krankmeldung und nächster Dienst aus dem Dienstplan
Live-Dashboard
Alles auf einen Blick — bevor der erste Gast kommt.
Das Dashboard zeigt in Echtzeit: wer ist gerade eingecheckt, wie viele Stunden wurden diesen Monat geleistet, welche Urlaubsanträge warten auf Entscheidung. Keine E-Mail-Flut. Kein Gruppentelefon.
- Live-Status aller eingestempelten Mitarbeiter
- Monatsstunden und offene Urlaubsanträge auf einen Blick
- Automatische Aktualisierung alle 10 Sekunden
Mitarbeiterverwaltung
Stundensatz, Urlaub, Telegram — alles an einem Ort.
Alle Mitarbeiter mit Rolle, Stundensatz, Soll-Wochenstunden und Urlaubsanspruch verwaltet. Telegram-Verknüpfung per 6-stelligem Code — onboarded in unter 2 Minuten.
- Stammdaten, Beschäftigungsart, Stundensatz in einer Ansicht
- Telegram-Verknüpfungs-Code generieren — 24h gültig
- CSV-Export aller Stammdaten auf Knopfdruck
Vollständige Personalakte
Steuer-ID, SV-Nummer, Bankverbindung — DSGVO-konform gespeichert.
Jeder Mitarbeiter hat eine vollständige digitale Personalakte: Grunddaten, persönliche Daten, Steuer & Sozialversicherung, Krankenkasse, Bankverbindung und Beschäftigungsdetails. Alles was der Steuerberater braucht, an einem Ort.
- Steuer-ID, SV-Nummer, Steuerklasse, Kirchensteuer, Kinderfreibeträge
- IBAN, BIC, Krankenkasse und Mitgliedsnummer
- Beschäftigungsart, Sollstunden/Woche, Urlaubsanspruch/Jahr
Arbeitsvertrag-Generator
Vertrag per Klick — vorausgefüllt mit Stammdaten.
Vier Vertragsvorlagen (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Kurzfristige Beschäftigung) werden automatisch mit den Stammdaten des Mitarbeiters befüllt. Ausdrucken, unterschreiben, fertig. Dokumente wie AU-Bescheinigungen lassen sich direkt hochladen.
- Vollzeit · Teilzeit · Minijob (§ 538/Monat 2026) · Kurzfristige Beschäftigung
- Felder automatisch aus Stammdaten vorausgefüllt
- Dokumenten-Upload: AU, SV-Ausweis, Verträge — direkt am Mitarbeiterprofil
Dienstplan
Wochenplan mit Wettervorschau — Schichten per Drag & Drop.
Der visuelle Dienstplan zeigt alle Mitarbeiter gleichzeitig, farbcodiert nach Rolle. Wettervorhersage direkt integriert — für Terrassen-Entscheidungen. Schichten anlegen per Klick auf den Tag.
- Wochenansicht für alle Mitarbeiter gleichzeitig
- Wetter- und Temperaturvorhersage je Tag sichtbar
- Schichten nach Bereichen (Küche, Service, Bar) strukturiert
KI-Tagesanalyse
Executive Summary: KI bewertet den Tagesplan.
Ein Klick auf einen Tag öffnet die vollständige Schichtübersicht — aufgeteilt nach Bereichen. Darunter: ein KI-generiertes Executive Summary mit konkreten Empfehlungen. Unterbesetzt im Service? Das System sagt es, bevor der Abend beginnt.
- Schichten nach Küche, Service und Bar aufgeschlüsselt
- KI-Empfehlungen: Verstärkungsbedarf, Wettereinfluss auf Terrasse
- Gesamtbesetzung auf einen Blick — vollständig oder Lücken
Urlaub & Krankheit
Antrag genehmigen — Mitarbeiter bekommt sofort Bescheid per Telegram.
Offene Urlaubsanträge werden zentral angezeigt. Ein Klick auf "Genehmigen" schickt automatisch eine Telegram-Nachricht an den Mitarbeiter. Krankmeldungen landen direkt im System — keine SMS, keine Zettel.
- Alle offenen Anträge in einer Ansicht
- Genehmigung sendet automatisch Push-Nachricht via Telegram
- Krankmeldungen zentral erfasst und auswertbar
Lohnvorbereitung & DATEV
Monatslohn in Minuten — DATEV-Export für den Steuerberater.
Alle geleisteten Stunden, Grundlohn, Sonntagszuschläge (§3b) und Gesamtbrutto auf einen Blick. Ein Klick exportiert DATEV-kompatibles CSV — direkt an den Steuerberater schicken, fertig.
- Stunden, Grundlohn, §3b-Zuschläge und Gesamtbrutto pro Monat
- DATEV-CSV Export und generisches Detail-CSV
- Feiertags- und Nachtzuschläge automatisch berechnet
Auswertungen
Wer arbeitet wie viel — und was kostet das?
Monats- und Jahresauswertung für alle Mitarbeiter: Stunden, Lohnkosten, Krankheitstage. Ranking nach geleisteten Stunden. Gesamtübersicht über die monatliche Lohnkostenentwicklung.
- Stunden und Lohnkosten pro Mitarbeiter (Monat & Jahr)
- Krankheitstage-Tracking für alle Mitarbeiter
- Gesamtkosten-Übersicht für die Geschäftsführung
Trinkgeld-Erfassung
Trinkgeld steuerfrei erfassen — automatisch via Telegram.
Nach jedem Feierabend fragt der Telegram-Bot automatisch nach dem erhaltenen Trinkgeld. Die Angaben fließen direkt in die Lohnvorbereitung ein und werden als steuerfreie Position (§3 Nr. 51 EStG) im DATEV-Export ausgewiesen.
- Bot fragt automatisch nach Schichtende nach Trinkgeld
- Steuerfreie Erfassung nach §3 Nr. 51 EStG
- Direkte Integration in DATEV-Export und Lohnvorbereitung
Das für Ihren Betrieb?
Wir bauen das System individuell für Ihr Unternehmen — mit Ihren Bereichen, Ihren Prozessen, Ihren Anforderungen. Monatliche Betreuung inklusive.