Weniger Büroarbeit durch KI-Automatisierung

Das hängt davon ab, wie aufwendig der Ablauf ist. Nach dem Analysegespräch bekommen Sie ein individuelles Angebot.

Meistens nicht. Ich arbeite mit den Programmen, die Sie schon nutzen, und ergänze nur dort, wo es nötig ist.

Die Automatisierungen selbst laufen bevorzugt auf Servern in Deutschland. Für manche Aufgaben braucht es ein großes Sprachmodell, etwa von OpenAI, Anthropic oder einem europäischen Anbieter. Bevor etwas eingerichtet wird, sage ich Ihnen, welcher Anbieter welche Daten sieht. Sollen Kundendaten die EU nicht verlassen, gibt es Modelle, die in europäischen Rechenzentren laufen, und mit jedem Kunden schließe ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Die KI übernimmt das Abtippen, Sortieren und Abgleichen, also Arbeit, die niemand gern macht. Ihre Leute haben dadurch mehr Zeit für Kunden und für die Fälle, bei denen es auf Erfahrung ankommt. In vielen Betrieben fehlen ohnehin Leute, und genau dort entlastet eine Automatisierung am meisten.

Bei wichtigen Schritten prüft immer ein Mensch, bevor etwas rausgeht. Wie viel automatisch passieren darf, legen Sie fest. Am Anfang prüfen Sie mehr, später weniger, wenn die Ergebnisse stimmen. Fällt Ihnen ein Fehler auf, passe ich den Ablauf an, damit er sich nicht wiederholt.

Nein. Einrichtung, Anbindung und Wartung übernehme ich. Von Ihnen brauche ich jemanden, der den Ablauf kennt und mir zeigt, wie er heute läuft, dazu die Zugänge zu den Programmen, die angebunden werden sollen.

Am besten reden die Leute, die den Ablauf täglich machen, von Anfang an mit. Sie wissen, wo es hakt, und testen die ersten Versionen. Ich erkläre Ihrem Team, was die Automatisierung macht und was nicht, und am Anfang läuft sie oft parallel zur bisherigen Arbeit, bis alle ihr vertrauen.

Nein. Code, Abläufe und Daten gehören Ihnen. Ich dokumentiere, was ich einrichte, sodass auch jemand anderes damit weiterarbeiten könnte. Auch das KI-Modell dahinter lässt sich austauschen, wenn später ein anderer Anbieter besser passt.

Für die meisten Automatisierungen im Büro, etwa das Sortieren von Mails oder das Vorbereiten von Rechnungen, gibt es nur wenige Pflichten. Ihre Mitarbeiter sollten wissen, wie die eingesetzte KI arbeitet und wo ihre Grenzen liegen, und ein Telefon- oder Chat-Assistent muss sich als KI zu erkennen geben. Strenger wird es, wenn KI über Menschen entscheidet, zum Beispiel bei der Auswahl von Bewerbern. Solche Fälle spreche ich vorher mit Ihnen an, eine Rechtsberatung ersetzt das aber nicht.

Mit einem einzigen Ablauf, der oft vorkommt und klaren Regeln folgt, zum Beispiel eingehende Rechnungen oder Anfragen über die Website. Daran sehen Sie im Alltag, was die Automatisierung bringt und wo sie noch nachgeschärft werden muss. Erst wenn das rund läuft, kommt der nächste Ablauf dazu.

Aus den Systemen, die Sie schon nutzen, zum Beispiel Kassensystem, Onlineshop, Buchungssystem, Newsletter-Programm oder Werbekonten. Ich verbinde sie und sage Ihnen vorab, wo Ihre Daten verarbeitet werden.

Das hängt vom Umfang ab. Eine einzelne Automatisierung ist oft in wenigen Wochen eingerichtet, größere Vorhaben setze ich in Schritten um.